Office Support medewerker in Mechelen

Je job

Jouw functie bestaat uit twee grote administratieve rollen, welke het reilen en zeilen van ons hoofdkantoor typeren. Je zal fungeren als ondersteuning aan het onthaal en concreet omvat dit volgende taken: • Beantwoorden van inkomende oproepen op de algemene telefoonlijn, teneinde een vlot en snel onthaal van binnenkomende telefonie te garanderen, • Opzoeken van informatie voor (potentiële) klanten, familieleden, personen met vragen m.b.t. Armonea, • Doorverbinden van beller naar de juiste site of persoon • Informeren van (potentiële) klanten, familieleden, personen met vragen m.b.t. Armonea die bellen naar 0800-lijn • Ontvangen van bezoekers teneinde op een vlotte manier en met een klantgerichte houding het onthaal te verzorgen • Contacteren van de interne medewerker voor wie het bezoek bestemd is • Onthalen en inschrijven van bezoekers • Doorverwijzen en eventueel begeleiden van bezoekers naar de juistee dienst/persoon • Verwerken van de in-en uitgaande post binnen de organisatie tenzinde een vlotte briefwisseling te garanderen • Sorteren en verdelen van binnenkomende post • Verzamelen en verzendklaar maken van uitgaande post • Contacteren van post-en verzendingsbedrijven inzake poststukken, pakketten en aangetekende zendingen, • Boeken van de vergader- en gemeenschappelijke ruimtes en de nodige cateringswensen, teneinde correcte boekingen te bekomen, • Uitvoeren van diverse administratieve taken teneinde een optimale ondersteuning te bieden van de medewerkers. Tevens bied je ondersteuning aan de executive assistente, concreet omvat dit volgende taken: • Je ondersteunt de CEO en andere leden van het Excecutive Committee op administratief en organisatorisch vlak, • Je treedt op als vertrouwenspersoon van de Chief Executive Officer en Chief Operational Officer en bent het eerste aanspreekpunt bij hun afwezigheid, • Je volgt de persoonlijke actiepunten van beide heren op en fungeert als hun externe geheugenschijf aan diverse informatie, • Je beheert de agenda’s van het Excecutive Committee en verzorgt hun correspondentie, • Je volgt de vakantieplanning van het team op, teneinde een permanentie binnen het team te garanderen. • Je staat in voor de nodige voorbereidingen voor diverse vergaderingen, • Je zorgt voor de agendaopmaak en voorafgaandelijke opzoekingen ter ondersteuning van de agendatopics, • Je maakt analyses in Excel, maakt PowerPoint presentaties en legt hierin de nodige creativiteit, • Je neemt notulen (NL/FR) tijdens deze meetings en volgt de actielijst van de deelnemers op. • Je staat rechtstreeks in contact met de woonzorgcentra en residenties, • Je wisselt de nodige informatie uit binnen het team en diverse interne stakeholders, • Je bent in staat verscheidene informatie te filteren en deze intern aan de juiste dienst door te spelen, teneinde de lokale teams in de sites ten volle te kunnen ondersteunen. Je staat in voor diverse administratieve taken zoals: • Klassement, dossierbeheer, interne en externe correspondentie, • Volgt verschillende inventarislijsten op, teneinde te allen een correcte weergave van verschillende bedrijfsgegevens te kunnen voorleggen. • Je bent verantwoordelijk voor het office management. Hierbij regel je de facilitaire zaken (poetsdienst, onderhoudswerken kantoor,etc) , • Verzorgt de inkoop van kantoor- en kantinemateriaal en beheert de leveranciersbudgetten met oog op een goede organisatie van het kantoor. • Tenslotte sta je in voor de organisatie van evenementen en administratieve projecten, waarin de nodige autonomie vereist is.

Je profiel

Deze functie omvat een parttime contract van onbepaalde duur, waarin we – omwille van operationele redenen – een fulltime periode aanbieden gedurende 6 maanden (dec 2020 – mei 2021). De fulltime periode is een mooie opportuniteit om ons bedrijf nog beter te leren kennen, maar geen must in onze aanwervingsselectie. Parttime administratieve duizendpoten zijn dus zeker welkom om te solliciteren! • Je bent goed tweetalig Nederlands/Frans, je hebt een kennis van het Engels. • Als organisatietalent werk je zeer gestructureerd en stel je de juiste prioriteiten. • Jouw sterke administratieve vaardigheden zijn onder meer de basis van uw succesvol functioneren. Je hebt een vlotte kennis van MS Office (Word, Excel & PowerPoint). • Een gezonde dosis assertiviteit en diplomatie zijn op jou van toepassing. • Discretie, integriteit, professionaliteit en verantwoordelijkheid typeren je in sterke make. • Je gaat zelfstandig, gestructureerd en goed georganiseerd te werk. • Je analytische vaardigheden stellen je in staat om vlot informatie te interpreteren en te verwerken. • Je bent dynamisch en flexibel. • Je bent pro-actief, verbeteringsgericht en neemt graag initiatieven. • Je bent contactvaardig en stelt alles in het werk om je (interne & externe) klant tevreden te stellen.

Wij bieden jou

• Je maakt deel uit van een gepassioneerd en professioneel team met groeiambities. • Wij bieden je de ruimte om mee te denken en je persoonlijk verder te ontwikkelen. • Je werkt vanuit de hoofdzetel in Mechelen, vlakbij het station en op wandelafstand het mooie Mechelse centrum • Je ontvangt een aantrekkelijk salaris in lijn met je ervaring, je kan genieten van tal van kortingen, hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques.