Beschrijving
De activiteiten die uitgevoerd moeten worden, behoren tot de interne werking van de vakgroep. Hiertoe behoren de planning, het beheer, de voorbereiding, de uitvoering en opvolging van diverse administratieve en logistieke taken. De management assistant kan onafhankelijk werken en gebruikt de toegewezen bevoegdheden om administratieve en beheer-gerelateerde problemen te helpen lossen. De management assistant is verantwoordelijk voor het toezicht op de beheersbeslissingen, de uitvoering van de vereiste beheers- en technische methoden en systemen (bovenvermelde taken maken 50% uit van de opdracht).
In het kader van het groeiend aantal buitenlandse studenten in de Engelstalige Masteropleiding zal de management assistant tevens fungeren als centraal administratief aanspreekpunt voor zowel studenten als het onderwijsteam. Daarnaast wordt verwacht dat de kandidaat/kandidate een actieve en coördinerende rol opneemt voor het wegwijs maken van nieuwe buitenlandse studenten (bovenbeschreven takenpakket in de Engelstalige Master omvat 50% van de opdracht).
Dit is een greep uit je algemene taken:
- Planning, organisatie, en coördinatie van administratieve taken ter ondersteuning van onderzoek en onderwijs;
- Steunen, adviseren en assisteren van de diensthoofden en voorzitters op beheersniveau (bv. praktische organisatie rond de agenda en verslagen van vakgroepsraden, opleidingsraden, etc.);
- Financiële administratie van projecten (bv. beheer van bestellingen, aankopen) en opvolging van personeelsaangelegenheden;
- Aanspreekpunt voor buitenlandse studenten en vorsers (opvang, advies en oriëntatie);
- Opstellen van richtlijnen en procedures voor toegang tot elektronische leerplatformen (VUB/UGent);
- Samenstelling en bundeling van dossiers voor screening van internationale studenten, organisatie interviews, etc.;
- Voorzien van administratieve hulp voor startende studenten en opzetten van een tutorsysteem (incl. programma-specifieke startgids) voor nieuwe buitenlandse Masterstudenten Chemie;
- Coördinatie van de PR-activiteiten van de vakgroep en up-to-date houden van de website en databases van wetenschappelijke publicaties;
- Administratieve ondersteuning bieden bij de organisatie van congressen, lezingen en workshops;
- Administratieve ondersteuning bieden bij het management van internationale projecten.
Wat verwachten wij van jou?
- Vereiste deskundigheid en/of diploma's: je hebt een professionele bachelor of diploma hoger onderwijs van het korte type, bij voorkeur in "Office Management", of gelijkwaardig door ervaring;
- Je bent sterk in administratieve en financiële verwerking, je bent goed georganiseerd met duidelijke management vaardigheden en ervaring in een academische omgeving is een plus;
- Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus;
- Je kan vlot overweg met computers en je bent in staat om je op korte termijn nieuwe softwarepakketten eigen te maken;
- Je kan goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access), en hebt ervaring met sociale netwerk systemen, website ervaring is ook een plus;
- Klantvriendelijkheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou essentiële begrippen;
- Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer te werk;
- Je staat erom bekend een harde, dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega's, van studenten en onderzoekers en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde;
- Je kan goed omgaan met mensen; je houdt ervan om met anderen samen te werken; je bent ‘open minded' en jong van geest;
- Je kan ook goed individueel en zelfstandig functioneren;
- Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
- Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.
Extra informatie
- Status
- Inactief
- Opleidingsniveaus
- Master
- Plaats
- Brussel
- Werkuren per week
- 8 - 40
- Dienstverbanden
- Thuiswerk
- Beroepsgroepen subcategorie
- Management / Leidinggevend
- Rijbewijs nodig?
- Nee
- Auto nodig?
- Nee
- Motivatiebrief verplicht?
- Nee
- Talen
- Nederlands
