Internship as Business analyst – Document & Content Services – Country team
[Vanaf september, minimum 4 maanden, Brussel]
Jouw rol en werkomgeving:
De Tribe ‘Document & Content Services’(DCS) helpt andere departmenten van de bank bij het leveren van geavanceerde oplossingen en diensten voor:
- het leveren van berichten (opstellen van documenten en versturen ervan via het juiste kanaal: papier, inbox, Document Centre, e-mail, enz);
- de samenwerking met klanten (documenten in verband met andere processen van de bank weergeven, bewerken, downloaden, uploaden);
- intelligente automatisering (robotica, data-extractie, scannen enz.);
- dossierbeheer (archivering, bewaren enz.).
Binnen de DCS fungeert het 'nationale team' als partner van die interne klanten voor het vastleggen van gepaste oplossingen en het opvolgen van de oplevering ervan.
Dat nationale team wordt gevormd door Customer Journey Experts (CJE). Die focussen zich op het verbeteren van de ervaring van klanten en werknemers door te zorgen voor efficiënte communicatie met de klanten en een geavanceerd beheer van alle verwante documenten, vanaf de aflevering van het bericht aan de klanten tot het uploaden en ondertekenen van andere documenten. Tegelijkertijd helpen we ook onze collega's van de Customer Loyalty Teams (CLT) bij het verhogen van de efficiëntie door middel van automatische leesprocessen, de classificatie van documenten, de automatisering (ook wel robotisering genoemd) van processen en optimale archiveringsoplossingen.
Ons team adviseert andere departementen bij het definiëren en implementeren van hun stappenplan voor digitalisering en zorgt voor de coördinatie met de implementering en ontwikkeling van DCS-services.
Je belangrijkste taken:
Expert en promotor van onze diensten worden
- Onze services begrijpen in verband met content-verzameling, content-opslag, content-levering, content-delen en bedrijfsautomatisering Die services kunnen uitleggen en demonstreren De beste oplossingen kunnen voorstellen voor de behoeften van interne en externe klanten
- De implicaties begrijpen (welke stappen, welke beperkingen) van de implementatie van die services
- Fungeren als ambassadeur van Document & Content Services binnen de departementen van ING België
- Sensibiliseringscursussen en opleidingen geven
- Bijdragen tot de continue verbetering van ons documentatie- en promotiemateriaal
Optreden als account manager
- Fungeren als de centrale contactpersoon voor de collega's van een of meerdere tribes/CLT of departementen
- Hen advies verstrekken over hoe hun services aan onze klanten te optimaliseren en over een stappenplan. Daarvoor kan je rekenen op de steun van het DCS-team (architecten en squads)
- Deelnemen aan discovery-activiteiten voor het identificeren en evalueren van mogelijkheden voor optimalisering, digitalisering en verbetering
- Hun verzoeken centraliseren en samen met het DCS-team de gevolgen ervan analyseren
- Hun prioriteiten en activiteiten verdedigen in de prioriteitleggingsrondes die moeten worden gehouden, gezien het grote aantal nieuwe ontwikkelingen in ons vakgebied.
- Verslag aan hen uitbrengen over de vooruitgang, successen, vertragingen in de overeengekomen oplevering.
Fungeren als partner voor de DCS-squads
- Het 'nationale team' houdt de squads op de hoogte van de verzoeken en ontwikkelingen die een impact op hen hebben en zorgt ervoor dat alle verbintenissen in naam van DCS vooraf zijn uitgelijnd.
- De vereisten die door het 'nationale team' worden verzameld, vormen belangrijke informatie voor de verdere evolutie van onze DCS-services en voor ons stappenplan.
- We zijn betrokken in onderzoek & ontwikkeling met de squads, om nieuwe technologieën te verkennen (bijv. voor content-extractie en -classificatie).
- We helpen hen bij sommige testprocessen.
- Samen zorgen we ervoor dat het documentatie- en promotiemateriaal up-to-date blijft.
We werken samen met alle squads van de tribe, die zich bevinden in Brussel, Amsterdam en Leeuwarden, en we wisselen regelmatig ervaringen en best practices uit met alle entiteiten die in dit vakgebied actief zijn.
Het project waarvoor we een stage aanbieden als Business Analyst:
Een van onze uitdagingen is om onze kennisbeheertool te verbeteren:
- zodat onze gebruikers de voor hen relevante informatie vlot kunnen vinden (beschrijvingen, toepassingsgebied en beperkingen van promotiemateriaal, vereiste informatie in geval van implementering, stappenplan met verwachte productontwikkelingen enz.);
- zodat ons team en de collega's van de tribe vlot de relevante informatie kunnen ophalen over onze producten en services (onboarding-formulieren, technische specificaties, verkooprichtlijnen enz.).
Dit betekent heel wat werk en heel wat bijleren. Omdat het hier gaat over een aanzienlijke investering van beide zijden, komt alleen een stage van minstens 4 à 5 maanden in aanmerking.
Een stagiair kan ons helpen bij:
- het verzamelen van beschikbare documentatie;
- het structureren van de documentatie op een online site. We willen ons kennisbeheersysteem zo eenvoudig en aantrekkelijk mogelijk maken voor onze interne gebruikers.
- het samenstellen van sommige promotiematerialen (presentaties, brochures, video's, demo's);
- het analyseren van onze interne processen (ontvangst van nieuwe verzoeken, vastleggen van prioriteiten, opvolgen van vooruitgang in oplevering) en het voorstellen/uitvoeren van automatisering van terugkerende activiteiten.
Voor een geslaagde stage moet je beschikken over:
- Interesse in documentbeheer en digitalisering
- Interesse in het leren van nieuwe technologieën
- Goede analytische vaardigheden om de informatie te verzamelen, begrijpen en structureren
- Het vermogen om autonoom te kunnen werken maar ook in team, en met oog voor detail
- Goede communicatievaardigheden en vermogen om informatie samen te vatten voor gebruikers en stakeholders
- De vaardigheid je te focussen op de oplevering
- Goede mondelijke en schriftelijke kennis van het Engels; Frans en/of Nederlands is een pluspunt maar niet verplicht.
- Interesse in het aanleren van de Agile Way of Working
Met deze stage kan je:
- Op je cv ervaring toevoegen in een toonaangevende documentenbeheersoftware die niet alleen in ING maar ook in talrijke andere bedrijven wordt gebruikt
- Leren hoe bedrijven aan het veranderen zijn en hun services digitaliseren
- Leren hoe banken hun processen beheren en verbeteren
- Leren hoe teams hun kennisbank kunnen opbouwen en wat de uitdagingen daarbij zijn
- Zien hoe de Agile Way of Working werkt binnen ING
- Ervaring opdoen in een internationale omgeving
