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Management Assistant pour le pool de la Direction du CHU Saint-Pierre (H/F/X) - CDI-38H

  Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est travailler au cœur de la ville, au cœur de la vie, met passie voor zorg! Nos 2 800 collaborateurs sont notre force et nos premiers ambassadeurs. Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont présents dans chacune de leurs activités. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action, au sein des 40 services médicaux. Ce qui nous caractérise, c’est notre faculté d’adaptation aux réalités sociales, notre tolérance, notre libre-examen, et notre capacité à nous mobiliser au quotidien pour les patients bruxellois et de toutes origines. Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public de proximité, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous. Dans ce ca

8 - 40 uur per week

Beschrijving

Fonction :

En tant que Management assistant au niveau de la DGM, vous pourrez rejoindre une équipe solidaire et dynamique. Au sein d’un pool, vous serez amené à travailler sur deux volets :

Axe organisationnel - cet axe comprend des activités de ‘management support’ :

  • La gestion et la préparation des dossiers/rapports (CA, AG, CSB…), en rassemblant les informations nécessaires à leur préparation et en assurant le suivi des décisions (soumissions des décisions à la tutelle, transmission à la Cocom) ;
  • La préparation et le suivi des réunions (établissement de l’OJ, check list, prise de notes, rédaction de PV, suivi des décisions)
  • Vision hélicoptère des projets de la Direction, capacité d’implication dans la gestion de projets (projet Care4me, plan stratégique, suivi des conventions, update statistiques hospitalières…), pouvoir facilement établir les liens et rassembler toutes les informations requises lors de l’établissement de dossiers;
  • Le relais de l’information de la Direction Générale vers les autres services / fonctions/ instances;
  • L’organisation/coordination :
    • D’évènements internes et externes en étroite collaboration avec le service de Communication, (exemple : inauguration, Nouvel An, fête des infirmières, fête des mamans…)
    • de voyages et de séjours lors de congrès/séminaire, visite d’autres hôpitaux.

 

L’ensemble des tâches reprises ci-dessus impliquent :

  • Une collaboration régulière avec les instances externes,
  • Le contact avec les secrétariats des autres Directeurs et Responsables, du Président du CA, du réseau IRIS, des Directions des autres hôpitaux, du SPFSP, de l’INAMI, de Gibbis,…
  • La gestion des relations avec les fournisseurs des services externes lors de l’organisation d’évènements, de réunions et de voyages.

 

Axe opérationnel - cet axe comprend les activités courantes d’un secrétariat d’une Direction, notamment :

  • La gestion :

    • Des appels entrants, le filtre de ceux-ci, en donnant des renseignements d’ordre courant et en transférant les appels si nécessaire au Directeur médical;
    • De la correspondance : tri, traitement et écriture de propositions pour validation auprès du Directeur médical;
    • De l’agenda, en assurant le suivi des rendez-vous et en gérant les priorités;
    • De l’économat par la commande de matériel de bureau suivant le stock.
    • L’accueil des visiteurs, l’orientation de ceux-ci et la réponse à leurs questions.

 

 


 

Conditions d’accès :

• Vous possédez un Bachelor avec une expérience utile pour la fonction ;

• Vous avez une bonne communication orale ainsi qu’une bonne capacité rédactionnelle en FR/NL ;

• Vous avez le sens de la diplomatie et du respect strict de la confidentialité.

Profil

• Esprit d’équipe

• Respect strict du caractère confidentiel

• Flexible

• Polyvalent

• Discret

• Connaissance du jargon médical

• Respect de la hiérarchie

• Proactif et entreprenant

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)

Extra informatie

Status
Inactief
Opleidingsniveaus
Master
Plaats
CHU Saint-Pierre
Werkuren per week
8 - 40
Dienstverbanden
Tijdelijke fulltime baan
Beroepsgroepen subcategorie
Management / Leidinggevend
Rijbewijs nodig?
Nee
Auto nodig?
Nee
Motivatiebrief verplicht?
Nee
Talen
Nederlands

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