Beschrijving
Organisationele as. Deze as omvat de 'management support'-activiteiten :
- Beheer en voorbereiding van de dossiers/rapporten (Rvb, AV, …), door de informatie noodzakelijk voor hun voorbereiding te verzamelen en door de opvolging van hun beslissingen te verzekeren (indienen van de beslissingen bij de voogdijminister, overdracht aan Cocom);
- Voorbereiding en opvolging van vergaderingen (opstellen van de agenda, checklist maken, nota's nemen, verslag opstellen, opvolgen van de beslissingen);
- Helicopterview van de directieprojecten, mogelijke betrokkenheid bij het projectbeheer (strategisch plan, opvolging van de RIZIV-conventies, update van de ziekenhuisstatistieken, …), gemakkelijk contacten kunnen leggen en alle informatie verzamelen die nodig is om dossiers op te stellen;
- Overdracht van informatie van de algemene directie naar andere diensten/functies/instanties;
- Organisatie/coördinatie:
- van interne en externe events in nauwe samenwerking met de dienst Communicatie, (bijvoorbeeld: inhuldigingen, Nieuwjaar, dag van de verpleging, Moederdag, …)
- van reizen en verblijven tijdens congressen/seminaries, bezoeken van andere ziekenhuizen.
Alle taken die hierboven worden vermeld, houden het volgende in:
- Regelmatige samenwerking met externe instanties;
-
Contact met secretariaten van andere bestuurders en verantwoordelijken, de voorzitter van de Rvb, het CHUBXL, het IRIS-netwerk, de directies van andere ziekenhuizen, de FOD Volksgezondheid, het RIZIV, Santhéa, …
- Relaties met leveranciers van externe diensten onderhouden (restaurants, hotels en vergaderzalen, traiteurs, …) voor het organiseren van events, vergaderingen en reizen.
B. Operationele as. Deze as omvat de activiteiten van het secretariaat van de algemene directie, namelijk:
Het beheer:
- Van inkomende oproepen, het filteren van deze oproepen, door algemene inlichtingen te verstrekken en door de oproepen indien nodig door te geven aan de medisch directeur;
- Van de correspondentie: sorteren, behandelen en schrijven van voorstellen die moeten worden gevalideerd door de medisch directeur;
- Van de agenda, door de afspraken op te volgen en prioriteiten te stellen;
- Van de economaat, door bureaumateriaal te bestellen en de voorraad op te volgen;
- Van het onthaal van bezoekers, door hen te begeleiden en antwoorden te geven op hun vragen.
Toegangsvoorwaarden
- U hebt een bachelor in directiesecretariaat met nuttige ervaring voor de functie;
- U kunt goed communiceren in Nl/Fr (schrijven en spreken);
- U bent diplomatisch en respecteert strikt de vertrouwelijkheid;
Profiel
- Team geest
- Strikt respect voor vertrouwelijkheid
- flexibel
-
multitasking
- Kennis van medisch jargon
- Respecteer de hiërarchie
- Proactief en ondernemend
-
Extra informatie
- Status
- Inactief
- Opleidingsniveaus
- Master
- Plaats
- CHU Saint-Pierre
- Werkuren per week
- 8 - 40
- Dienstverbanden
- Tijdelijke fulltime baan
- Beroepsgroepen subcategorie
- Management / Leidinggevend
- Rijbewijs nodig?
- Nee
- Auto nodig?
- Nee
- Motivatiebrief verplicht?
- Nee
- Talen
- Nederlands
Management vacatures | Bedrijfsleider | Tijdelijke fulltime baan | Master
