Administratief medewerker (m/v/x)

Beschrijving

Hou jij van structuur, nauwkeurig werken en administratie die echt klopt?
Dan hebben wij misschien wel de job voor jou.

Bij Horeca Forma organiseren we opleidingen voor werknemers en werkgevers uit de horecasector. Achter elke opleiding zit een sterke administratie die ervoor zorgt dat alles vlot loopt. Daarom zoeken we een administratief medewerker die mee de ruggengraat van onze werking vormt.

Je komt terecht in een klein en betrokken team waar samenwerking, nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid centraal staan.

Waarom bij Horeca Forma werken?
Je werkt mee aan opleidingen die de horecasector sterker maken.
Achter elke opleiding zit een goed draaiende administratie — en daar speel jij een belangrijke rol in.

Horeca Forma is de vormingsorganisatie van en voor de horecasector, opgericht door de sociale partners van het Paritair Comité 302.

Wij versterken de competenties van mensen die in de horecasector werken of willen werken. Dat doen we door opleidingen te organiseren, samen te werken met horecaonderwijs en werkzoekenden voor te bereiden op een job in de sector.

Vandaag telt onze organisatie 37 enthousiaste medewerkers verspreid over vier teams.

Nieuwsgierig naar de sfeer en onze werking?
Check zeker ook eens onze website en socials om te zien waar we bij Horeca Forma elke dag aan werken.
Functieomschrijving Je combineert facturatie met administratieve opvolging van opleidingen.

Facturatie en voorbereiding boekhouding
Ongeveer 1 à 2 dagen per week werk je aan de financiële administratie. Je ondersteunt de financiële administratie en zorgt ervoor dat alle facturen correct en tijdig verwerkt worden.

• Je controleert inkomende facturen op juistheid en volledigheid
• Je maakt uitgaande facturen op volgens de interne procedures
• Je zorgt dat alle facturen correct voorbereid worden voor verwerking door de boekhouding
• Je volgt facturatieflows op en signaleert eventuele fouten of onduidelijkheden
• Je houdt overzicht over lopende facturen en administratieve dossiers
• Je werkt nauwkeurig en zorgt dat alle gegevens correct geregistreerd zijn in de systemen

Administratieve opvolging van opleidingen
Je ondersteunt de praktische organisatie van opleidingen en zorgt dat alle administratie correct verwerkt wordt.

• Je verwerkt inschrijvingen voor opleidingen in het CRM-systeem (Coachview)
• Je registreert en actualiseert gegevens rond opleidingen (data, locaties, deelnemers…)
• Je maakt opleidingen aan in het systeem en past deze aan waar nodig
• Je annuleert of verplaatst opleidingen indien nodig en communiceert dit correct
• Je bewaakt de kwaliteit en correctheid van data in de systemen
• Je zorgt dat alle administratieve flows rond opleidingen correct verlopen

Aanspreekpunt voor vragen
Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor praktische vragen rond opleidingen en administratie.

• Je beantwoordt inkomende vragen van cursisten, werkgevers, trainers en collega’s via mail en telefoon
• Je geeft duidelijke informatie over het opleidingsaanbod en de dienstverlening van Horeca Forma
• Je schat de prioriteit van vragen correct in en zorgt voor een gepaste opvolging
• Je verwijst door naar de juiste collega of dienst wanneer nodig
• Je behandelt klachten professioneel en zorgt dat betrokken collega’s geïnformeerd zijn
• Je signaleert terugkerende vragen zodat processen of communicatie verbeterd kunnen worden

Verwerken van administratieve gegevens
Je zorgt dat informatie correct en overzichtelijk geregistreerd wordt.

• Je verzamelt en verwerkt administratieve gegevens volgens de interne procedures
• Je houdt databanken en documenten up-to-date (CRM, ERP, SharePoint, Excel…)
• Je controleert data op fouten en corrigeert deze waar nodig
• Je archiveert documenten digitaal en bewaart overzicht in dossiers
• Je gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie

Profiel We zoeken geen boekhouder, maar een sterke administratieve kracht die graag nauwkeurig werkt.

• Je hebt minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd
• Je houdt ervan dat administratie correct en volledig is
• Je kan goed prioriteiten inschatten
• Je werkt zelfstandig maar ook graag in team
• Je communiceert vlot via mail en telefoon
• Je kan vlot werken met Office toepassingen en databanken

Aanbod Vanaf € 3.197 per maand Je komt terecht in een organisatie met een sterke passie voor horeca en een duidelijke maatschappelijke impact.

Wij bieden:

• een voltijds contract van onbepaalde duur
• een afwisselende administratieve functie met 6 fijne collega’s
• laptop en internet thuis
• 2 thuiswerkdagen per week vergoeding
• derdebetalersregeling voor de trein van en naar het werk
• groepsverzekering
• hospitalisatieverzekering (incl. Ambulante zorgen en tandzorg)
• maaltijdcheques 10€/dag
• 12 ADV-dagen (40u/week)

In deze functie start je met 2 jaar ervaring aan €3197 bruto per maand.

• Je werkt in ons gloednieuw ingericht kantoor in centrum Brussel, tussen de AB en het Sint-Goriksplein; een bruisende buurt op wandelafstand van het centraal station.

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

Anders

Plaats

Brussel

Dienstverbanden

Parttime (overdag)

Gepubliceerd op

03-04-2026

Rijbewijs nodig?

Nee

Auto nodig?

Nee

Motivatiebrief verplicht?

Nee

Talen

Nederlands