Administratief medewerker finance & controlling

Beschrijving

KU Leuven Research & Development (LRD) slaat bruggen tussen wetenschap en maatschappij. Als technologietransferdienst van de Associatie KU Leuven begeleiden we wetenschappers om hun onderzoeksresultaten ten dienste te stellen van samenleving, economie en leefomgeving. Ons multidisciplinaire team heeft een solide ervaring met het opzetten van onderzoekssamenwerkingen, het beschermen en licentiëren van intellectuele eigendom en het oprichten van spin-offs. Via een uniek netwerk verbinden we onderzoekers met bedrijven, maar ook met overheden, investeerders en andere organisaties, waardoor we samen kunnen inspelen op noden uit de samenleving. Zo bouwen we aan een wereld klaar voor morgen met uitmuntend onderzoek van vandaag.

Binnen de missie van LRD speelt ook de afdeling Controle & Compliance een belangrijke rol. Deze afdeling neemt een aantal beleidsondersteunende taken op. Centraal hierin staan de begroting van LRD, de monitoring van de omzetevolutie en de financiële omkadering van de activiteiten binnen de afdelingen intellectuele eigendom en spin-off & innovatie. Hiernaast maken ook financiële optimalisatieprojecten en het thesaurie- en vermogensbeheer deel uit van het takenpakket van de afdeling.

Om dit allemaal mogelijk te maken, hebben we ook jou nodig. Ben jij klaar om mee het verschil te maken?
Functieomschrijving Samen met je collega’s van de afdeling Controle & Compliance zorg je voor een correcte financiële en administratieve verwerking en rapportering. In de eerste plaats gaat het om het opvolgen van de omzet, het voorbereiden van correcties, het ondersteunen bij tussentijdse rapporteringen en audits, en het opzoeken en aanvullen van informatie in dossiers.

• Je volgt de geregistreerde omzet op wekelijkse basis op. Eenvoudige correcties bereid je voor en geef je door aan de boekhouding;
• Je draagt bij aan professionele en verzorgde jaarverslagen. Aangeleverde teksten zet je zorgvuldig bij elkaar, je leest deze na en corrigeert voor schrijffouten. Updates verwerk je op een snelle en vlotte manier;
• Je helpt mee aan de voorbereiding van audits of rapporteringen door (elektronische) dossiers voor te bereiden en overzichten op te stellen. Je zoekt informatie op in externe bronnen, zoals het Belgisch staatsblad of de balanscentrale, en verwerkt deze in rapporten;
• Je zorgt voor een vlotte verwerking van administratieve taken binnen het team: adreslijsten nakijken en bijwerken, documenten afdrukken, handtekeningen verzamelen, brieven inscannen en versturen, basisinformatie uit contracten overnemen in dossiers, etc;
• Je voert bepaalde boekhoudtaken uit voor een aantal geaffilieerde vzw’s. Je zorgt voor een correcte registratie van aankoopfacturen en rekeninguittreksels, bereidt uitgaande betalingen aan leveranciers voor a.d.h.v. Vervaldaglijsten, boekt maandelijks de loonjournalen en maakt periodieke back-ups van de boekhouding.
  
  

Weinig ervaring mee? Geen nood. Met een stevige portie ambitie, een neus voor administratie en een interesse in financiën, ben je met wat ondersteuning van ervaren collega’s snel mee.
Profiel LRD is op zoek naar een financieel administratieve medewerker die ons team mooi aanvult en onze missie genegen is. Herken jij je in deze omschrijving?

• Bij voorkeur heb je een diploma op bachelorniveau in een analytische richting, of kan je relevante ervaring voorleggen;
• Je kan vlot overweg met ICT-tools (kennis van SAP is een plus) en bent sterk met Microsoft 365 (Excel draaitabellen, verticaal zoeken; Word lay-out verzorgen, informatie samenvoegen; Copilot, etc.);
• Je bent een teamspeler en kunt goed samenwerken aan een gemeenschappelijk doel, terwijl je ook zelfstandig je weg vindt in je werkorganisatie;
• Je werkt nauwkeurig en efficiënt. Kwaliteitswerk afleveren en een taak afronden binnen de deadline geeft je voldoening;
• Je weet algemene administratieve taken op een vlotte manier te organiseren en af te handelen;
• Een elementaire boekhoudkundige kennis is vereist. Je hebt cijfermatig inzicht en een rol waar administratie en financiën elkaar kruisen, is je op het lijf geschreven.

Aanbod

• Een deeltijdse (van 80%) of voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur;
• Verloning volgens barema: Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
• Extralegale voordelen zoals hospitalisatie- en groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, tussenkomst in fiets- en openbaar vervoer en ecocheques;
• Thuiswerkvergoeding;
• Een fijn team van veelzijdige collega’s die je graag ondersteunen en waarbij je de kans krijgt om je expertise stap voor stap verder uit te breiden;
• Evenwichtige balans tussen een werkplek in hartje Leuven en hybride werken.

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

Anders

Plaats

Leuven

Dienstverbanden

Parttime (overdag)

Gepubliceerd op

13-05-2026

Rijbewijs nodig?

Nee

Auto nodig?

Nee

Motivatiebrief verplicht?

Nee

Talen

Nederlands