Dossierbeheerder Studentenadministratie

Beschrijving

De directie Onderwijs en Studentenbeleid maakt deel uit van de Centrale Diensten van Hogeschool PXL. Ze is vanuit een innovatief studentgecentreerd en ICT-gericht onderwijsbeleid verantwoordelijk voor de ontwikkeling van praktijkgeïntegreerde opleidingsprogramma’s, de realisatie van een ruim en flexibel onderwijsaanbod en de vorming van onmiddellijk inzetbare excellente professionals.
De directie Onderwijs en Studentenbeleid maakt gebruik van haar onderwijskundige expertise om de opleidingen te adviseren, te begeleiden en te ondersteunen met betrekking tot onderwijsontwikkeling & -innovatie, onderwijsorganisatie, onderwijskwaliteitszorg, internationalisering, studentenbegeleiding en studentenvoorzieningen.
De dienst Studentenadministratie en Onthaal maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor het beheer van de administratieve dossiers van de studenten van Hogeschool PXL. We zorgen voor hun (her)inschrijving, de studietrajecten, de publicatie van de resultaten, het maken van de diploma’s enzovoort. Daarnaast vormt het onthaal het centrale aanspreekpunt voor studenten en bezoekers, waar we hen informeren, doorverwijzen en helpen bij algemene vragen over hun traject aan Hogeschool PXL.
Functieomschrijving Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de studentendossiers, individuele trajecten, deliberaties en opleidingsprogramma’s van de aan jou toegewezen opleidingen en/of departementen. Je bent het aanspreekpunt voor wat betreft de studentenadministratie voor de student, het onderwijzend personeel en derden voor de aan jou toegewezen opleidingen.

Je bent verantwoordelijk voor volgende student gerelateerde administratieve taken:

• Uitvoeren van alle stappen bij het (her)inschrijven van de studenten.
• Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving.
• Opvolging en verwerking individuele trajecten, vrijstellingen, … .
• Samenstelling en opvolging van studentendossiers.
• Opvolging elektronisch studentendossier in Bamaflex.
• Aanvragen tot studievoortgangscontrole en opvolging adviezen.
• Puntenadministratie.
• Inhoudelijke voorbereiding en verwerking deliberaties.
• Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving.
• ... .

Je bent verantwoordelijkheid voor inhoudelijke processen binnen de dienst, bijvoorbeeld:

• Je volgt het Vlaams opleidingsverlof, het Brussels educatief verlof, het zorgkrediet en de gelijkaardige systemen (beleid en praktische uitvoering) op als aanspreekpunt voor de hogeschool.
• Je volgt het administratief systeem voor het ingeven van vrijstellingen op en je bent het aanspreekpunt voor de Hogeschool voor deze materie.
• ... .

Je participeert aan de interne dienstverlening van de dienst Studentenadministratie :

• Voorbereiding/medewerking bij infodagen en proclamaties.
• Opstellen van allerhande lijsten.
• Specifieke mailings naar studentengroepen.

Je staat in voor de implementatie van de geldende regelgeving in de administratie van de studentendossiers. Je maakt de vertaalslag van gewijzigde en/of nieuwe regelgeving m.b.t. Studentenadministratie in de toepassing hiervan in Bamaflex, in het uitwerken van een handleiding voor de gebruikers en je zorgt voor het verstrekken van de noodzakelijke informatie ervan naar collega’s en andere stakeholders.

Je neemt actief deel aan zowel interne overlegmomenten als themagerichte (info-)vergaderingen over en door Bamaflex.

Je rapporteert rechtstreeks aan het diensthoofd Studentenadministratie.
Profiel Wat zijn extra troeven?
Volgende technische competenties zijn een meerwaarde voor je kandidaatstelling :

• Kennis van het softwarepakket Bamaflex.
• Basistalenkennis Engels en Frans.
• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, …).

Wat zijn jouw talenten?

• Als dossierbeheerder kan je autonoom een dossierflow verwerken, taken plannen en in functie van systematiek prioriteiten stellen.
• Je anticipeert op problemen, wijzigende reglementering, … die zich binnen jouw takendomein voorzien. Je beschikt hiervoor over een analytisch vermogen en werkt bij voorkeur oplossingsgericht.
• Je bent goed in het maken van syntheses en kan deze op een heldere manier presenteren.
• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties.
• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht.
• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep.
• Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie.
• Je hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid en organisatiebetrokkenheid.
• Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayersmentaliteit.

Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren!

WAT VERWACHTEN WE VAN JOU?

• Je beschikt over een diploma Professionele Bachelor (of hiermee gelijkgesteld).
• Je hebt bij voorkeur minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie en je hebt voeling met het hoger onderwijs (cfr. Dossierbeheerder – coördinerende rol, zelfstandig werken).
• Je bent, bij voorkeur, bereid je uren te spreiden over vijf werkdagen.

Je bent bereid om in bepaalde periodes avond- en weekendwerk te presteren.
Aanbod Aanstelling
De contractuele aanstelling voor 80% kan ingaan vanaf 1 oktober 2026 (afhankelijk van jouw beschikbaarheid). 50% van deze aanstelling is van onbepaalde duur, aangevuld met 30% bepaalde duur.

Salarisschaal
De inschaling gebeurt op bachelorniveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581) en na 1 jaar kan je loonschaal B21 (equivalent 592) verwerven. Voor meer informatie: https://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/ Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maa6dsalaris'.

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform de Codex Hoger Onderwijs. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 5 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen en aanstellingsmodaliteiten voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.

Bijkomende voordelen

• Een boeiende en uitdagende functie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en oog voor het verder ontwikkelen van jouw talenten.
• Uitgebreide vormingsmogelijkheden o.a. Via SyntraPXL en PXL-NeXT.
• Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
• Diverse netwerkmomenten met het werkveld.
• 100 % terugbetaling van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer & fietsvergoeding.
• Toegang tot digitale tools en resources die je werk vergemakkelijken en je productiviteit verhogen.
• Maandelijkse connectievergoeding.
• Cambio huurwagen voor dienstverplaatsingen.
• Interessante voorwaarden in onze door Gault&Millau bekroonde catering.
• Aantrekkelijke vakantieregeling.
• Hospitalisatieverzekering aan een voordelig tarief.
• Tal van andere personeelsvoordelen aangeboden via Benefits@work.

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

Anders

Plaats

Alken

Dienstverbanden

Parttime (overdag)

Gepubliceerd op

28-05-2026

Rijbewijs nodig?

Nee

Auto nodig?

Nee

Motivatiebrief verplicht?

Nee

Talen

Nederlands