Secrétaire administratif in Etterbeek

Beschrijving

En tant que Secrétaire administratif, vous aurez pour mission de participer à l’ensemble des activités du secrétariat de la Direction médicale (pour le Directeur médical et le Médecin-Chef). Vous rejoindrez l’équipe du secrétariat de la Direction médicale composée de 2 personnes, intégrée au secrétariat de direction (au total 5 personnes).

Sous la responsabilité de la Responsable du secrétariat de la Direction médicale et en collaboration avec la secrétaire du Médecin-Chef, vous serez amené à:

Gérer les dossiers RH des médecins, kinés et paramédicaux (psychologues, audiologues, orthoptistes, podologues…):

• Préparer la réunion de la Commission du Cadre médical et celle du Comité de Coordination des Kinés et en assurer le suivi en interne ;
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers :
  • Rédaction des courriers RH (engagements, démission…) ;
  • Rédaction des conventions (ou mises à jour) et attestations diverses ;
  • Gestion in & out des documents administratifs demandés et des conventions signées (dont les rappels et relances) ;
  • Planifier/suivre les renouvellements (conventions, mandats…) ;
• Mettre à jour les bases de données « médecins », « kinés » et « paramédicaux » ;
• Scanner, classer et archiver les dossiers personnels ;
• Rédiger, diffuser et partager les ouvertures de postes à pourvoir.
   

Participer au bon fonctionnement du secrétariat de la direction médicale et assurer diverses tâches administratives (courrier, rédaction, encodage, mail, planification des agendas, classement, permanence téléphonique).

Votre formation:

• Vous êtes titulaire d’un Bachelor/Graduat (secrétariat de direction, droit, ressources humaines, communication, relations publiques).
   

Vos expériences et connaissances:

• Vous disposez d’une expérience réussie dans une fonction de secrétaire ou dans une fonction similaire ;
• Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (suite MS Office) ;
• Vous avez une bonne connaissance de la seconde langue nationale.
   

Vos compétences:

• Vous êtes rigoureux et rapide lors de l’exécution de vos tâches ;
• Organisé, vous êtes multitâches, vous gérez votre temps de manière efficace et veillez au respect des plannings et deadlines ;
• Vous êtes doté de solides capacités rédactionnelles et d’une bonne orthographe ;
• Autonome dans votre travail, vous appréciez également travailler au sein d’une équipe et avez le sens de la collaboration ;
• Vous avez à cœur d’anticiper les choses et vous n’hésitez pas à prendre des initiatives ;
• Doté d’un grand sens du service, vous êtes orienté clients et avez le sens de l’accueil ;
• Discret, vous agissez de manière intègre et gérez les dossiers en toute confidentialité.

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

Master

Plaats

Etterbeek

Werkuren per week

8 - 40

Dienstverbanden

Vakantiejob

Beroepsgroepen subcategorie

Administratief

Rijbewijs nodig?

Nee

Auto nodig?

Nee

Motivatiebrief verplicht?

Nee

Talen

Nederlands